Zgłoszenie SENT jest wymagane przy przewozie określonych towarów objętych systemem monitorowania. Obowiązek może dotyczyć między innymi towarów wrażliwych, paliw opałowych oraz innych kategorii wskazanych w aktualnych przepisach.
Prawidłowe zgłoszenie SENT obejmuje cały proces:
Najwięcej problemów wynika nie z samego formularza, ale z braku podziału odpowiedzialności. W firmie powinno być jasno ustalone, kto tworzy zgłoszenie, kto wpisuje dane przewoźnika, kto przekazuje numer kierowcy, kto aktualizuje informacje i kto zamyka SENT po dostawie.
Formularze SENT są dostępne na portalu PUESC. Do uzupełnienia, aktualizacji, zamknięcia, anulowania i sprawdzenia statusu zgłoszenia służy formularz SENT_EDIT.
To, kto odpowiada za zgłoszenie, zależy od rodzaju przewozu oraz miejsca jego rozpoczęcia i zakończenia.
W zależności od operacji obowiązki mogą dotyczyć:
Przykładowo przy przewozie rozpoczynającym się w Polsce zgłoszenie składa najczęściej podmiot wysyłający. Przy przywozie towaru do Polski obowiązek może należeć do podmiotu odbierającego. W tranzycie przez Polskę zgłoszenie może składać przewoźnik.
Przed wyborem formularza trzeba więc ustalić:
Nie istnieje jeden formularz właściwy dla każdego przewozu. Rodzaj zgłoszenia zależy od kierunku transportu i roli danego podmiotu.
Do obsługi zgłoszeń SENT potrzebny jest dostęp do portalu PUESC. Samo utworzenie konta użytkownika może jednak nie wystarczyć do działania w imieniu przedsiębiorstwa.
W praktyce należy zadbać o trzy elementy:
Osoba reprezentująca firmę może zostać powiązana z nią między innymi jako właściciel, pracownik, osoba uprawniona do reprezentacji lub pełnomocnik. Do ustanowienia reprezentacji wykorzystywany jest formularz WPE0001.
Uprawnienia mogą obejmować między innymi:
Przed rozpoczęciem pracy warto zalogować się na PUESC, wybrać kontekst firmy i sprawdzić, czy odpowiednie formularze są dostępne.
Konto na PUESC i uprawnienie do reprezentowania firmy to dwie różne rzeczy. Brak właściwego powiązania może uniemożliwić wysłanie lub zamknięcie zgłoszenia.
Znaczenie mogą mieć:
Nie należy zakładać, że dany produkt nie podlega SENT tylko dlatego, że wcześniej nie był objęty monitoringiem. Katalog towarów oraz warunki zgłoszenia mogą się zmieniać.
Po zalogowaniu wybierz kontekst firmy, w której imieniu składasz zgłoszenie.
Formularz zależy od kierunku przewozu i roli podmiotu. Przykładowo na PUESC dostępne są formularze dla:
Lista aktualnych formularzy znajduje się w zakładce „Formularze” oraz w opisach poszczególnych usług na PUESC.
Wpisz dane stron, towaru, trasy i transportu zgodnie ze stanem faktycznym oraz dokumentami handlowymi.
Przed wysłaniem porównaj dane z:
Po prawidłowym wysłaniu zgłoszenia system generuje potwierdzenie oraz numer referencyjny SENT.
Zgłoszenie należy przygotować przed rozpoczęciem przewozu. Nie warto odkładać jego wypełnienia do chwili, gdy pojazd jest już w trasie.
Zakres wymaganych informacji zależy od formularza i rodzaju operacji. Zgłoszenie może obejmować między innymi:
Nie wszystkie dane muszą być wpisywane przez jedną osobę. Zgłoszenie może zostać utworzone przez jeden podmiot, a następnie uzupełnione przez przewoźnika.
Dane w SENT powinny odpowiadać rzeczywistemu przewozowi. Szczególnie dokładnie trzeba sprawdzić kod i ilość towaru, pojazd, miejsce dostawy oraz dane przewoźnika.
Numer SENT, nazywany również numerem referencyjnym, jest identyfikatorem przypisanym do konkretnego zgłoszenia przewozu.
Pozwala on:
Numer referencyjny powinien zostać przekazany przewoźnikowi przed rozpoczęciem transportu. W odpowiednich przypadkach trzeba również przekazać klucz przewoźnika lub klucz podmiotu odbierającego.
Po wysłaniu zgłoszenia potwierdzenie wraz z numerem referencyjnym:
Na PUESC dostępne są formularze służące do sprawdzania ważności zgłoszenia, w tym formularz SENT402 oraz wariant umożliwiający sprawdzenie zgłoszenia wraz z ostatnią pozycją GPS.
Kierowca nie powinien rozpoczynać przewozu objętego SENT bez otrzymania prawidłowego numeru referencyjnego i wymaganych informacji.
Określenie „dokument SENT” jest używane najczęściej w odniesieniu do potwierdzenia wysłania zgłoszenia.
Potwierdzenie może zawierać:
Dokument warto zapisać i dołączyć do dokumentacji danego transportu. Przed wyjazdem należy porównać go z fakturą, dokumentem WZ, listem przewozowym i rzeczywistą zawartością ładunku.
Nie zawsze istnieje obowiązek posiadania wydrukowanego potwierdzenia w kabinie. Kluczowe jest jednak to, aby kierowca posiadał wymagany numer referencyjny i informacje potrzebne podczas kontroli.
Dokument SENT jest przede wszystkim potwierdzeniem danych zapisanych w systemie. Powinien być zgodny z dokumentami handlowymi i faktycznym przewozem.
Zgłoszenie należy zaktualizować, jeżeli po jego wysłaniu zmienią się dane istotne dla przewozu.
Aktualizacji mogą wymagać między innymi:
Jeżeli zmiana nie dotyczy samego towaru, dane należy poprawić przed kontynuowaniem przewozu. PUESC wskazuje, że zmienione dane zgłoszenia powinny zostać zaktualizowane.
Do uzupełnienia i aktualizacji zgłoszenia można wykorzystać formularz SENT_EDIT.
Nie każdą niezgodność można potraktować jako zwykłą aktualizację. Jeżeli błędnie wskazano rodzaj, kod albo ilość towaru, należy dokładnie sprawdzić właściwy sposób postępowania przed rozpoczęciem transportu.
Zmiana pojazdu lub kierowcy nie oznacza, że można korzystać ze starych danych. Zgłoszenie musi odpowiadać aktualnemu stanowi przewozu.
Zamknięcie SENT polega na uzupełnieniu zgłoszenia o informację potwierdzającą odbiór towaru lub zakończenie przewozu.
Obowiązek ten może należeć do:
Formularz SENT_EDIT służy do uzupełnienia, aktualizacji, zamknięcia, anulowania oraz sprawdzenia statusu zgłoszenia.
Przed zatwierdzeniem należy zweryfikować:
Jeżeli ilość odebranego towaru różni się od ilości wskazanej w zgłoszeniu, trzeba wpisać dane zgodne z rzeczywistością i zachować dokumenty wyjaśniające różnicę.
Termin zależy od rodzaju operacji i towaru. W przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia podmiot odbierający powinien uzupełnić informację o odbiorze nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu dostarczenia. Wyjątkiem jest paliwo opałowe, którego odbiór należy potwierdzić w dniu dostarczenia.
W przypadku paliwa opałowego potwierdzenie dostawy może być również wykonane w aplikacji SENT DOSTAWY.
Zamknięcie SENT powinno być traktowane jako część procesu dostawy. Samo rozładowanie towaru nie kończy obowiązków w systemie.
Użytkownik ma konto na PUESC, ale nie jest powiązany z firmą lub nie ma uprawnienia do składania albo zamykania zgłoszeń.
Formularz został dobrany bez uwzględnienia kierunku przewozu i roli podmiotu.
Błędy dotyczą najczęściej kodu CN, masy, ilości, jednostki miary lub nazwy towaru.
Zgłoszenie zostało utworzone, ale przewoźnik nie otrzymał klucza albo nie uzupełnił swojej części danych.
Kierowca rozpoczyna trasę, zanim otrzyma prawidłowy numer referencyjny.
Po zmianie ciągnika, naczepy, kierowcy lub miejsca dostawy w systemie pozostają stare dane.
Lokalizator nie został przypisany do zgłoszenia, aplikacja nie została włączona albo urządzenie nie przekazuje danych.
Towar został odebrany, ale osoba odpowiedzialna nie uzupełniła informacji o dostawie w wymaganym terminie.
Firma nie zapisuje zgłoszenia, aktualizacji, potwierdzenia odbioru ani informacji o awariach.
Obsługa SENT nie kończy się po wygenerowaniu numeru. Zgłoszenie trzeba uzupełniać, aktualizować, monitorować i prawidłowo zamknąć.
Najbezpieczniejszy proces obejmuje trzy kontrole: przed wysłaniem zgłoszenia, przed wyjazdem pojazdu i po dostarczeniu towaru.
Co do zasady zgłoszenie i numer referencyjny powinny zostać uzyskane przed rozpoczęciem przewozu objętego monitoringiem. W przypadku tranzytu przez Polskę zgłoszenie należy przesłać przed rozpoczęciem przewozu przez terytorium kraju.
Nie zawsze. Przy działaniu w imieniu firmy konieczne może być zarejestrowanie przedsiębiorstwa, powiązanie użytkownika z firmą i nadanie odpowiednich uprawnień.
Numer jest dostępny w potwierdzeniu wyświetlonym po wysłaniu formularza, w zakładce „Mój pulpit | Dokumenty” oraz w wiadomości e-mail, jeżeli adres został podany w zgłoszeniu.
Tak. Kierowca powinien otrzymać numer referencyjny przed rozpoczęciem przewozu oraz instrukcje dotyczące geolokalizacji i postępowania w razie awarii.
Dane można uzupełnić lub zaktualizować przy użyciu formularza SENT_EDIT. Zmiany należy wprowadzić tak, aby zgłoszenie odpowiadało rzeczywistemu przewozowi.
Zależy to od rodzaju przewozu. Najczęściej informację o odbiorze uzupełnia podmiot odbierający lub osoba posiadająca odpowiednie uprawnienie do działania w jego imieniu.
Do zamykania zgłoszeń służy formularz SENT_EDIT: „Uzupełnienie, aktualizacja, zamknięcie, anulowanie”.
Tak. Należy kontrolować, czy przewoźnik uzupełnił dane, czy numer jest ważny, czy geolokalizacja działa i czy zgłoszenie zostało zamknięte po dostawie.
Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach doradczych i nadchodzącym narzędziu, które ułatwi Państwu zarządzanie nowymi obowiązkami. Nasi eksperci pomogą Państwu bezpiecznie przejść przez zbliżające się zmiany i zminimalizować ryzyko prawne i finansowe.
Zobacz nasz produkt MODUŁ SENT.